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練馬区
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生涯学習団体名簿の紛失について

更新日:2016年4月4日

 区の窓口で使用する閲覧用の生涯学習団体名簿を、更新作業中に1冊紛失しました。
 供覧する施設で新たな名簿に更新したのち、区で廃棄すべき旧名簿の所在が不明です。
 名簿を紛失したことについて、関係者の皆様に深くお詫びを申し上げます。今回の件を重く受け止め、再発防止に努めてまいります。

紛失した書類等

生涯学習団体名簿 1冊

 文化やスポーツなど生涯学習団体への入会を希望する個人に、区役所の窓口や文化・生涯学習施設、スポーツ施設で公開(コピー不可)している名簿
 形状:A4判 252ページ (専用バインダーに綴じるため表紙はありません)

記載内容

 文化やスポーツなど生涯学習活動をしており、名簿への掲載を希望した団体の情報
 (団体の名称、活動内容、連絡先の氏名・電話番号等) 1,642団体

紛失の経過

 生涯学習団体の名簿については、年2回(5月と11月)、新しい名簿と古い名簿を差し替えています。名簿の差し替えには、区役所と区立施設間を巡回する専用の文書集配便(交換便)を使用して送付・回収を行います。
 11月24日(火曜)、区文化・生涯学習課から区内の閲覧施設に対し、新しい生涯学習団体名簿を専用封筒に入れて発送しました。(全31施設)。
 このうち、大泉学園町体育館(所在地:練馬区大泉学園町5丁目14番24号)では、同日、運営を受託している指定管理者の職員が名簿を受理しました。職員は、名簿を差し替えた後、古い名簿を専用封筒に封入し、次週火曜日(12月1日)の交換便まで、事務室内で保管することとしました。
 12月1日(火曜)、同館から返送された専用封筒を文化・生涯学習課で開封したところ、何も入っていないことがわかりました。直ちに、大泉学園町体育館に連絡をし、古い名簿が残っていないか館内を確認しましたが、発見できませんでした。現時点では、名簿の紛失が、館内で発生したのか、文書集配中に発生したのかは判明していません。

再発防止に向けて

 館の指定管理者である事業者には、文書の取り扱いについて厳重に注意し、文書管理の徹底を指示いたしました。
 また、区では、今後、生涯学習団体名簿は交換便を使用せず、区職員が施設を直接巡回し、差し替えを行うことといたしました。

 個人情報の取り扱いに係る事故が続いていることをお詫び申し上げます。真に申し訳ありません。
 こうした事故が続いたこと自体、重大な問題だと認識しております。これまでの事務手順やチェック体制を単に見直すだけでなく、事務処理体制も含めた業務管理の抜本的な改善を進めます。
 なお、区では、今後とも事故情報を含め原則的に全ての情報を公開し、開かれた透明な区政を堅持してまいります。

お問い合わせ

地域文化部 スポーツ振興課 管理係  組織詳細へ
電話:03-5984-1372(直通)  ファクス:03-5984-1228
この担当課にメールを送る(新しいウィンドウを開きます)

地域文化部 文化生涯学習課 管理係  組織詳細へ
電話:03-5984-1285(直通)  ファクス:03-5984-1228
この担当課にメールを送る(新しいウィンドウを開きます)

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