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税証明書交付申請書の紛失について

更新日:2015年10月17日

石神井区民事務所で受付した税証明書交付申請書を、紛失したことが判明しました。
個人情報に係る書類の紛失事故が発生したことにつきまして、深く反省し、再発防止のための改善を行います。関係者の皆様に深くお詫び申し上げます。

紛失した申請書

石神井区民事務所で取り扱った平成26年10月発行分の税証明書交付申請書1,550件分
※注釈:税証明書は、全て申請者に交付済みです。

紛失した申請書に記載してある事項

  1. 申請者の住所、氏名、生年月日、電話番号
  2. 証明書が必要な方の住所、氏名、生年月日
  3. 使用目的

経過

平成27年10月13日(火曜)に区の定期監査に向けて、書類を確認していたところ、平成26年10月発行分の税証明書交付申請書が無いことがわかりました。
石神井区民事務所では申請書類を事務所内で2か月保管した後、石神井庁舎内の専用の倉庫に施錠して保管しています。倉庫の中では、申請書を綴じ、年度ごとに同じエリアの棚に保管しています。その後、保存期間が満了したものを箱に入れて廃棄しています。倉庫外に持ち出すことは職員以外にありえません。
以上のことから、本年7月6日の文書廃棄時に保存年限が到来した平成25年度分の交付申請書等と一緒に誤って廃棄したと推定されます。

再発防止策に向けて

個人情報の不正使用など区民の皆様の信頼を損ねる事故が続いたことをお詫び申し上げます。本年10月9日、職員に綱紀粛正を徹底したところですが、再び、事故があったことが判明しました。真に申し訳ありません。
こうした事故が続く根底には、業務の手順やチェック体制など業務管理のあり方に問題があります。区では、直ちに全庁的な事務の総点検を行うこととしました。業務管理を抜本的に改善してまいります。
なお、区では、今後とも事故情報を含め原則的に全ての情報を公開し、開かれた透明な区政を堅持してまいります。

お問い合わせ

区民部 戸籍住民課 庶務係  組織詳細へ
電話:03-5984-1031(直通)  ファクス:03-5984-1222
この担当課にメールを送る(新しいウィンドウを開きます)

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